Ultimate Vakantie / Verloftracker spreadsheet-sjabloon voor Google Sheets & Excel

De personeelslijst, en de voorwaarden waaronder iedereen werkt. Elke rij bevat een naam, een afdeling, een startdatum, het jaarlijkse tegoed, de dagen overgedragen van vorig jaar en een dagtarief. Totaal beschikbaar berekent zichzelf uit het tegoed plus de overdracht. Overdracht is de reden dat dit werkblad bestaat in plaats van één enkele tegoedkolom. Een saldo dat negeert wat iemand heeft meegenomen, is vanaf januari al fout, en blijft het hele jaar fout. Het dagtarief is wat ongebruikte dagen omzet in een cijfer dat de financiële kant herkent - hetzelfde saldo, uitgedrukt als wat het zou kosten om uit te betalen. Goed om te weten over deze versie: de personeelslijst voedt de saldi, de kalender en de opbouwwerkbladen, en alle twintig rijen komen door naar elk werkblad dat eruit leest - niet alleen de eerste tien.

Eén rij per aanvraag. Elke rij bevat wie het vroeg, wat voor soort verlof het is, de data waartussen het loopt, hoeveel dagen dat oplevert, of het is goedgekeurd, wie het heeft goedgekeurd en een notitie. De statuskolom doet echt werk. Saldi tellen alleen goedgekeurde aanvragen mee, dus een nog niet goedgekeurde aanvraag is zichtbaar in het logboek zonder iemands resterende dagen te veranderen - precies het gedrag dat je wilt wanneer een aanvraag is gedaan maar nog niet beantwoord, en de reden dat een logboek beter is dan een saldo dat je handmatig bewerkt. Werknemer, type en status zijn dropdowns in plaats van vrije tekst. Dat is geen versiering: een saldo dat matcht op een naam kan "D. Chen" niet matchen met "David Chen", en de dropdown is wat het logboek en de personeelslijst dezelfde taal laat spreken.

Eén rij per persoon, met het gebruikte cijfer opgehaald uit de goedgekeurde invoerposten in het logboek in plaats van handmatig ingevoerd. Resterend volgt uit het totaal beschikbaar, benutting drukt het uit als een aandeel, en een statussignaal leest het saldo: onder de drie resterende dagen wordt als laag gemarkeerd, drie tot vijf is een aandachtspunt, en alles daarboven leest als gezond. Die drempels liggen vast in het werkblad in plaats van instelbaar te zijn, wat de moeite waard is om te weten als jouw beleid elders ligt - een team met een tegoed van 25 dagen en een team met 15 krijgen hetzelfde signaal bij hetzelfde absolute aantal. De benuttingskolom is degene die bij beide meegaat.

Opgenomen dagen per persoon over de twaalf maanden, met totalen langs de zijkant en onderaan. Elke cel leest automatisch uit het Verloflogboek, gematcht op werknemer en op maand, zodat een goedgekeurde aanvraag de juiste cel aanpast zonder dat iets opnieuw wordt ingetypt. Wat het beantwoordt is de bezettingsvraag in plaats van de saldovraag: niet hoeveel tijd iemand nog heeft, maar in welke maanden het team dun bezet is. Dat komt vaker naar voren als een kolom dan als een rij - een juli waarin zes mensen tegelijk boeken is een bezettingsprobleem dat geen enkel individueel saldo laat zien.

Het jaarlijkse tegoed van elke persoon verdeeld over de twaalf maanden, zodat een tegoed van 20 dagen elke maand hetzelfde opbouwende cijfer toont. Het is het eenvoudige opbouwmodel - gelijke maandelijkse bedragen in plaats van iets gekoppeld aan gewerkte uren of dienstjaren. Het beantwoordt de vraag halverwege het jaar: hoeveel iemand daadwerkelijk heeft opgebouwd tegen juni, in tegenstelling tot hoeveel ze in december zullen hebben. Dat zijn verschillende cijfers, en het verschil is wat een vakantie in januari gul laat aanvoelen en een vakantie in december te laat.

Zes cijfers en twee grafieken. De bovenste rij bevat totaal beschikbaar, totaal gebruikt over goedgekeurde aanvragen en totaal resterend. De rij eronder bevat gemiddelde benutting, een aantal van iedereen onder de drie dagen, en de verlofverplichting - de resterende dagen gewaardeerd tegen het dagtarief van elke persoon. Dat laatste cijfer is degene waar een accountant om vraagt en die een spreadsheet zelden biedt. Ongebruikt verlof is een reële verplichting, en het uitdrukken ervan in geld in plaats van dagen is wat het in hetzelfde gesprek plaatst als al het andere op de balans. Daaronder herhaalt een werknemersoverzichtstabel ieders beschikbaar, gebruikt, resterend, benutting en status op één plek.