احترافي متتبع الإجازات والتصاريح قالب جدول بيانات لـ Google Sheets وExcel

قائمة الموظفين، والشروط الخاصة بكل شخص. يحمل كل صف اسماً وقسماً وتاريخ بدء والرصيد السنوي والأيام المرحَّلة من العام الماضي ومعدلاً يومياً. يُحسب الإجمالي المتاح من الرصيد زائد الترحيل. الترحيل هو سبب وجود هذه الورقة بدلاً من عمود رصيد واحد. الرصيد الذي يتجاهل ما رحَّله أحدهم يكون خاطئاً منذ يناير، ويبقى خاطئاً طوال السنة. المعدل اليومي هو ما يحوّل الأيام غير المستخدمة إلى رقم يعترف به الجانب المالي - الرصيد نفسه، معبَّراً عنه بما سيكلف دفعه. يستحق معرفته في هذه النسخة: تغذي قائمة الموظفين الأرصدة والتقويم وأوراق الرصيد المستحق، وتنتقل جميع العشرين صفاً إلى كل ورقة تقرأ منها - لا العشرة الأولى فقط.

صف لكل طلب. يحمل كل صف من طلب، ونوع الإجازة، والتواريخ التي يمتد بينها، وعدد الأيام الناتج، وما إذا كان موافَقاً عليه، ومن وافق عليه، وملاحظة. عمود الحالة يقوم بعمل حقيقي. تحتسب الأرصدة الطلبات الموافَق عليها فقط، بحيث يظهر طلب غير موافَق عليه في السجل دون أن يحرّك رصيد أي أحد المتبقي - وهذا هو السلوك المطلوب حين يُقدَّم طلب لكن لم يُبتّ فيه بعد، وهو سبب تفوّق السجل على رصيد تُعدِّله يدوياً. الموظف والنوع والحالة قوائم منسدلة لا نص حر. هذا ليس تزييناً: فرصيد يطابق بالاسم لا يمكنه مطابقة "D. Chen" مع "David Chen"، والقائمة المنسدلة هي ما يبقي السجل وقائمة الموظفين يتحدثان اللغة نفسها.

صف واحد لكل شخص، مع رقم المستخدم مسحوباً من الإدخالات الموافَق عليها في السجل بدلاً من كتابته يدوياً. يُشتق المتبقي من الإجمالي المتاح، وتُعبِّر نسبة الاستخدام عنه كحصة، وتقرأ علامة حالة الرصيد: أقل من ثلاثة أيام متبقية تُعلَّم منخفضة، ومن ثلاثة إلى خمسة مراقبة، وما فوق ذلك تُقرأ صحية. هذه الحدود ثابتة في الورقة لا قابلة للتعديل، ويستحق معرفة ذلك إن كانت سياستك مختلفة - فريق برصيد 25 يوماً وآخر بـ 15 يحصلان على العلامة نفسها عند الرقم المطلق نفسه. عمود نسبة الاستخدام هو ما ينتقل عبر الاثنين.

الأيام المأخوذة لكل شخص عبر الأشهر الاثني عشر، مع إجماليات على الجانب وفي الأسفل. تُقرأ كل خلية من PTO Log تلقائياً، مطابَقة بالموظف والشهر، بحيث يحرّك طلب موافَق عليه الخلية الصحيحة دون إعادة كتابة أي شيء. ما تجيب عليه هو سؤال التغطية لا سؤال الرصيد: ليس كم تبقى لشخص من الوقت، بل أي الأشهر يكون فيها الفريق شحيحاً. يميل ذلك إلى الظهور كعمود لا كصف - يوليو حجز فيه ستة أشخاص دفعة واحدة مشكلة تزويد بالموظفين لا يكشفها أي رصيد فردي.

رصيد كل شخص السنوي مقسَّماً على الأشهر الاثني عشر، بحيث يظهر رصيد 20 يوماً كالرقم نفسه المستحق كل شهر. إنه نموذج الاستحقاق البسيط - مبالغ شهرية متساوية بدلاً من أي شيء مرتبط بساعات العمل أو مدة الخدمة. يجيب على سؤال منتصف السنة: كم اكتسب أحدهم فعلياً بحلول يونيو، مقارنة بما سيكون لديه بحلول ديسمبر. هذان رقمان مختلفان، والفرق بينهما هو ما يجعل إجازة يناير تبدو سخية وإجازة ديسمبر تبدو متأخرة.

ستة أرقام ورسمان بيانيان. يحمل الصف العلوي إجمالي المتاح وإجمالي المستخدم عبر الطلبات الموافَق عليها والإجمالي المتبقي. يحمل الصف الذي تحته متوسط نسبة الاستخدام، وعدد من هم دون ثلاثة أيام، والتزام الإجازات - الأيام المتبقية مُقيَّمة بمعدل كل شخص اليومي. ذلك الرقم الأخير هو ما يطلبه المحاسب وما تقدمه جداول البيانات نادراً. الإجازة غير المستخدمة التزام حقيقي، والتعبير عنه بالمال بدلاً من الأيام هو ما يضعه في نفس الحوار مع بقية عناصر الميزانية. أسفل ذلك، يكرر جدول ملخص الموظفين المتاح والمستخدم والمتبقي ونسبة الاستخدام والحالة لكل شخص في مكان واحد.