Ultimate Urlaubs- und PTO-Verfolgung Tabellenvorlage für Google Sheets & Excel

Die Mitarbeiterliste und die Bedingungen, unter denen sich jede Person befindet. Jede Zeile enthält einen Namen, eine Abteilung, ein Startdatum, das jährliche Kontingent, die Tage, die vom letzten Jahr übertragen wurden, und einen Tagessatz. Gesamtkontingent berechnet sich selbst aus dem Kontingent plus der Übertragung. Übertragung ist der Grund, dass dieses Blatt existiert, nicht nur eine einzelne Kontingentspalte. Ein Saldo, der ignoriert, was jemand mitgebracht hat, ist von Januar an falsch und bleibt das ganze Jahr falsch. Der Tagessatz ist, was ungenutzte Tage in eine Zahl umwandelt, die die Finanzseite erkennt - der gleiche Saldo, ausgedrückt als das, was es kosten würde, auszuzahlen. Wert zu wissen über diesen Build: Die Mitarbeiterliste speist die Salden, den Kalender und die Rückstellungsblätter, und alle zwanzig Zeilen werden auf jedes Blatt durchgeleitet, das davon liest - nicht nur die ersten zehn.

Eine Zeile pro Anforderung. Jede enthält, wer gefragt hat, welche Art von Urlaub es ist, die Daten, zwischen denen es läuft, wie viele Tage das kostet, ob es Approved ist, wer es genehmigt hat und eine Notiz. Die Statusspalte leistet echte Arbeit. Salden zählen nur genehmigte Anforderungen, daher sitzt eine ungenehmigt Anforderung im Protokoll, ohne jemandes verbleibende Tage zu ändern - das ist das Verhalten, das Sie wollen, wenn eine Anforderung gestellt, aber noch nicht beantwortet wurde, und der Grund, warum ein Protokoll einen Saldo, den Sie von Hand bearbeiten, schlägt. Mitarbeiter, Typ und Status sind Dropdowns anstelle von Freitext. Das ist keine Dekoration: Ein Saldo, der auf einem Namen abgleicht, kann "D. Chen" nicht gegen "David Chen" abgleichen, und das Dropdown ist das, was das Protokoll und die Mitarbeiterliste in der gleichen Sprache hält.

Eine Zeile pro Person, mit der genutzten Zahl aus den genehmigten Einträgen im Protokoll abgerufen, nicht eingegeben. Verbleibend folgt aus dem Gesamtkontingent, Auslastung drückt es als einen Anteil aus, und ein Statusflag liest den Saldo: unter drei Tage Reststand ist als niedrig gekennzeichnet, drei bis fünf ist eine Überwachung, und alles darüber liest als gesund. Diese Schwellwerte sind im Blatt fest eingestellt, nicht einstellbar, was erwähnenswert ist, wenn Ihre Richtlinie woanders sitzt - ein Team mit einem 25-Tage Kontingent und eines mit 15 bekommen die gleiche Flagge bei der gleichen absoluten Zahl. Die Auslastungsspalte ist die, die über beide reist.

Tage, die pro Person über die zwölf Monate genommen wurden, mit Gesamtwerten an der Seite und entlang der Unterseite. Jede Zelle liest automatisch aus dem PTO-Protokoll, abgeglichen nach Mitarbeiter und Monat, daher verschiebt sich eine genehmigte Anforderung auf die richtige Zelle ohne Neuangabe. Beantwortet wird die Abdeckungsfrage, nicht die Saldofrage: nicht wie viel Zeit jemand übrig hat, sondern welche Monate das Team dünn ist. Das neigt dazu, sich als eine Spalte zu zeigen - ein Juli, wo sechs Leute auf einmal gebucht haben, ist ein Personalplanungsproblem, das kein einzelner Saldo offenbart.

Das jährliche Kontingent jeder Person verteilt über die zwölf Monate, daher zeigt ein 20-Tage Kontingent die gleiche Zahl, die jeden Monat anfällt. Es ist das einfache Rückstellungsmodell - gleiche monatliche Beträge anstelle von etwas, das an geleistete Stunden oder Betriebszugehörigkeit gekoppelt ist. Beantwortet die Frage in der Jahresmitte: wie viel jemand tatsächlich bis Juni verdient hat, im Gegensatz zu wie viel sie bis Dezember haben werden. Das sind unterschiedliche Zahlen, und der Unterschied ist das, was einen Januar Urlaub großzügig und einen Dezember einer überfällig macht.

Sechs Zahlen und zwei Diagramme. Die obere Zeile trägt Gesamtkontingent, Gesamtverbrauch über genehmigte Anforderungen und Gesamtverbleibend. Die Zeile darunter trägt durchschnittliche Auslastung, eine Zählung von jemandem unter drei Tagen und die PTO-Haftung - die verbleibenden Tage, bewertet mit dem Tagessatz jeder Person. Diese letzte Zahl ist die, die ein Buchhalter fragt und eine Tabellenkalkulation selten bietet. Ungenutzter Urlaub ist eine echte Verpflichtung, und die Darstellung in Geld anstelle von Tagen ist das, was es in das gleiche Gespräch wie alles andere auf der Bilanz bringt. Darunter wiederholt eine Mitarbeiterzusammenfassungstabelle das verfügbare, genutzte, verbleibende, Auslastung und Status jeder Person an einem Ort.