Ultimate Rastreador de Vacaciones / PTO Plantilla de hoja de cálculo para Google Sheets y Excel

El registro y los términos en que está cada persona. Cada fila lleva un nombre, un departamento, una fecha de inicio, la asignación anual, los días compensados del año anterior y una tasa diaria. El total disponible se calcula a partir de la asignación más el traspaso. El traspaso es la razón por la que existe esta hoja en lugar de una única columna de asignación. Un saldo que ignora lo que alguien trajo es incorrecto desde enero y permanece incorrecto todo el año. La tasa diaria es lo que convierte los días no utilizados en una cifra que el lado de finanzas reconoce - el mismo saldo, expresado como lo que costaría pagar. Útil saber sobre esta construcción: el registro alimenta los saldos, el calendario y las hojas de acumulación, y las veinte filas se traen a cada hoja que lee desde ella - no solo las primeras diez.

Una fila por solicitud. Cada una lleva quién pidió, qué tipo de licencia es, las fechas entre las que se ejecuta, cuántos días suma, si está aprobada, quién la aprobó y una nota. La columna de estado está haciendo un trabajo real. Los saldos cuentan solo solicitudes aprobadas, de modo que una solicitud sin aprobar es visible en el registro sin mover los días restantes de nadie - que es el comportamiento que quieres cuando se ha hecho una solicitud pero aún no se ha respondido, y la razón por la que un registro supera un saldo que editas a mano. Empleado, tipo y estado son menús desplegables en lugar de texto libre. Eso no es decoración: un saldo que coincide en un nombre no puede coincidir "D. Chen" contra "David Chen", y el menú desplegable es lo que mantiene el registro y el registro hablando el mismo idioma.

Una fila por persona, con la cifra utilizada extraída de las entradas aprobadas en el registro en lugar de ser escrita. El saldo restante se sigue del total disponible, la utilización la expresa como una proporción, e un indicador de estado lee el saldo: menos de tres días restantes se marcan como bajo, de tres a cinco es vigilancia, y cualquier cosa superior se lee como saludable. Esos umbrales son fijos en la hoja en lugar de configurables, que es útil saber si tu política está en otro lugar - un equipo con una asignación de 25 días y uno con 15 obtienen el mismo indicador en el mismo número absoluto. La columna de utilización es la que viaja a través de ambas.

Días tomados por persona en los doce meses, con totales abajo y a lo largo del fondo. Cada celda lee desde el Registro de PTO automáticamente, coincidiendo por empleado y por mes, de modo que una solicitud aprobada mueve la celda correcta sin nada reescrito. Lo que responde es la pregunta de cobertura en lugar de la de saldo: no cuánto tiempo le queda a alguien, sino en qué meses el equipo está escaso. Eso tiende a mostrarse como una columna en lugar de una fila - un julio donde seis personas se reservan a la vez es un problema de personal que ningún saldo individual revela.

La asignación anual de cada persona dividida en los doce meses, de modo que una asignación de 20 días aparece como la misma cifra acumulando cada mes. Es el modelo de acumulación simple - montos mensuales iguales en lugar de nada vinculado a horas trabajadas o antigüedad. Responde la pregunta de mitad de año: cuánto ha ganado realmente alguien para junio, en lugar de cuánto tendrá para diciembre. Esos son números diferentes, y la diferencia es lo que hace que un día festivo en enero se sienta generoso y uno en diciembre se sienta vencido.

Seis cifras y dos gráficos. La fila superior lleva el total disponible, el total utilizado en solicitudes aprobadas y el total restante. La fila debajo lleva la utilización promedio, un conteo de cualquiera con menos de tres días, y el pasivo de PTO - los días restantes valorados a la tasa diaria de cada persona. Esa última cifra es la que un contador pide y una hoja de cálculo rara vez ofrece. La licencia no utilizada es una obligación real, y expresarla en dinero en lugar de días es lo que la pone en la misma conversación que todo lo demás en el balance general. Debajo, una tabla de resumen de empleados repite la disponibilidad, utilización, saldo restante, utilización y estado de cada persona en un lugar.