Ultimate Suivi des vacances et congés Modèle de tableur pour Google Sheets et Excel

L'effectif et les conditions auxquelles est soumise chaque personne. Chaque ligne comporte un nom, un service, une date de début, les allocations annuelles, les jours reportés de l'année précédente et un taux journalier. Le total disponible se calcule à partir de l'allocation plus le report. Le report est la raison pour laquelle cette feuille existe plutôt qu'une colonne d'allocation unique. Un solde qui ignore ce que quelqu'un a apporté est inexact dès janvier et le reste toute l'année. Le taux journalier est ce qui transforme les jours non utilisés en chiffre que le côté finances reconnaît - le même solde, exprimé en coût de rémunération. À savoir sur cette construction : l'effectif alimente les soldes, le calendrier et les feuilles d'acquisition, et les vingt lignes se transmettent à chaque feuille qui les utilise - pas seulement les dix premières.

Une ligne par demande. Chacune indique qui a demandé, quel type de congé il s'agit, les dates entre lesquelles il s'inscrit, le nombre de jours que cela représente, s'il est approuvé, qui l'a approuvé et une note. La colonne statut fait un vrai travail. Les soldes ne comptent que les demandes approuvées, donc une demande restant non approuvée est visible dans le journal sans déplacer les jours restants de quiconque - ce qui est le comportement attendu quand une demande a été faite mais pas encore répondue, et la raison pour laquelle un journal surpasse un solde que vous modifieriez à la main. Employé, type et statut sont des menus déroulants plutôt que du texte libre. Ce n'est pas une décoration : un solde qui correspond sur un nom ne peut pas associer « D. Chen » à « David Chen », et le menu déroulant est ce qui garde le journal et l'effectif parlant la même langue.

Une ligne par personne, avec le chiffre utilisé tiré des demandes approuvées du journal plutôt que saisi. Le reste découle du total disponible, l'utilisation l'exprime en pourcentage, et un drapeau de statut lit le solde : moins de trois jours restants est marqué bas, trois à cinq est un avertissement, et au-delà indique un solde sain. Ces seuils sont fixés dans la feuille plutôt que paramétrable, ce qui vaut de savoir si votre politique se situe ailleurs - une équipe avec une allocation de 25 jours et une autre de 15 obtiennent le même drapeau au même nombre absolu. La colonne utilisation est celle qui s'applique aux deux.

Jours pris par personne au cours des douze mois, avec des totaux en bas et sur le côté. Chaque cellule lit du journal PTO Log automatiquement, en correspondant par employé et par mois, donc une demande approuvée déplace la bonne cellule sans rien retaper. Ce qu'elle répond c'est la question de couverture plutôt que celle de solde : non pas combien de temps il reste à quelqu'un, mais quels mois l'équipe est réduite. Cela tend à se montrer en colonne plutôt qu'en ligne - un juillet où six personnes ont réservé en même temps est un problème de personnel qu'aucun solde individuel ne révèle.

L'allocation annuelle de chaque personne répartie sur les douze mois, de sorte qu'une allocation de 20 jours s'affiche comme le même chiffre s'accumulant chaque mois. C'est le modèle d'acquisition simple - des montants mensuels égaux plutôt que quelque chose lié aux heures travaillées ou à l'ancienneté. Cela répond à la question de mi-année : combien quelqu'un a réellement gagné en juin, par rapport à combien il aura en décembre. Ce sont des chiffres différents, et la différence est ce qui fait sentir un congé de janvier généreux et un de décembre surérogatoire.

Six chiffres et deux graphiques. La ligne supérieure porte le total disponible, le total utilisé sur les demandes approuvées et le total restant. La ligne suivante porte l'utilisation moyenne, un comptage de quiconque sous trois jours, et le passif congés - les jours restants valorisés au taux journalier de chaque personne. Ce dernier chiffre est celui qu'un comptable demande et qu'une feuille de calcul offre rarement. Les congés non utilisés sont une véritable obligation, et l'exprimer en argent plutôt qu'en jours c'est ce qui la met dans la même conversation que tout le reste du bilan. En dessous, un tableau récapitulatif des employés répète pour chaque personne le disponible, utilisé, restant, utilisation et statut en un seul endroit.