Ultimate Factuuroverzicht spreadsheet-sjabloon voor Google Sheets & Excel

Twintig klantvakken: wie ze zijn, wie de contactpersoon is, het e-mailadres, de overeengekomen betalingsvoorwaarden en het factureringstarief dat op hen van toepassing is, met ruimte voor notities. Elk ander werkblad haalt zijn namen hiervandaan, en het Factureringslogboek kiest de klant uit een dropdown in plaats van je te vragen deze opnieuw te typen. Voorwaarden per klant registreren in plaats van één set aan te nemen, is het onderdeel dat ertoe doet zodra de inning begint. Een klant met dertig dagen en een met zestig dagen zijn niet op hetzelfde moment te laat, en een ouderdomsrapport zonder dat onderscheid beschuldigt stilzwijgend de verkeerde mensen.

Een rij per gefactureerd item, elk met de datum, de klant, wat het werk was, de uren, het tarief, het bedrag, of het is betaald, de datum waarop de betaling binnenkwam en het saldo dat nog verschuldigd is op die regel. De betaaldatum naast de factureringsdatum bijhouden, is wat alles stroomafwaarts mogelijk maakt. Het is het verschil tussen weten dat een klant je geld verschuldigd is en weten hoe lang ze het al verschuldigd zijn - en alleen het tweede verandert hoe je het gesprek aanpakt.

Eén rij per klant: wat hun totaal is gefactureerd, wat ze hebben betaald, wat overblijft, wanneer ze voor het laatst iets betaalden, en een ouderdomslabel voor het oudste onbetaalde werk. De datum van de laatste betaling is de kolom om samen met het saldo te lezen. Een groot uitstaand bedrag van een klant die vorige week iets heeft betaald, is een andere situatie dan een kleiner bedrag van een klant die sinds het voorjaar niets heeft betaald, en de twee vragen om een andere aanpak.

Wat elke klant verschuldigd is, opgesplitst naar hoe lang het al openstaat: actueel, dertig tot zestig dagen, zestig tot negentig, en meer dan negentig. De categorieën worden berekend ten opzichte van de datum van vandaag, zodat het rapport zichzelf verouderd elke keer dat het bestand wordt geopend. De kolom uiterst rechts is degene die geld kost. Schuld die langer dan negentig dagen openstaat, wordt aanzienlijk minder vaak geïnd dan schuld van dertig dagen, en het saldo een paar maanden lang naar rechts zien opschuiven is een betere waarschuwing dan welk enkel totaal dan ook.

Elke klant over twaalf maanden, met totalen in beide richtingen. Het beantwoordt een vraag die de saldi niet kunnen: niet wie je geld verschuldigd is, maar wie je daadwerkelijk werk geeft. Een klant kan volledig actueel zijn met betalingen en toch de moeite van het volgen waard zijn als hun maandelijkse cijfer sinds februari is gedaald. Omzetconcentratie en omzetdaling verschijnen allebei als een rij hier, lang voordat ze op een bankstand verschijnen.

Gefactureerd vanaf het begin van het jaar, ontvangen vanaf het begin van het jaar, en het uitstaande saldo daartussen. Die drie vormen de hele debiteurenpositie: wat je hebt verdiend, wat er is binnengekomen, en het verschil dat je meedraagt. Voor een bedrijf dat factureert in plaats van bij de kassa te innen, is dat verschil het cijfer dat bepaalt of een winstgevende maand als zodanig aanvoelt. Drie andere cijfers vertellen hoe de inning verloopt - het gemiddelde aantal dagen van factuur tot betaling, het inningspercentage als ontvangen tegenover gefactureerd, en hoeveel klanten er zijn geregistreerd. De gemiddelde betalingstijd beantwoordt wat de overeengekomen voorwaarden niet kunnen: dertig dagen afspreken en binnen twintig dagen betaald krijgen is een ander bedrijf dan dertig dagen afspreken en binnen vijfenveertig dagen betaald krijgen. Daaronder staat het totaal gefactureerd per klant in een grafiek, en het uitstaande saldo opgeteld in zijn vier ouderdomscategorieën.