احترافي بيان الفاتورة قالب جدول بيانات لـ Google Sheets وExcel

عشرون خانة عميل: من هم، ومن يُتصل به، والبريد الإلكتروني، وشروط الدفع المتفق عليها، ومعدل الفوترة الذي يخصهم، مع مساحة للملاحظات. تقرأ كل ورقة أخرى الأسماء من هنا، ويختار سجل الفوترة العميل من قائمة منسدلة بدلاً من مطالبتك بإعادة كتابته. تسجيل الشروط لكل عميل بدلاً من افتراض مجموعة واحدة هو الجزء المهم عندما يبدأ التحصيل. عميل على ثلاثين يوماً وآخر على ستين ليسا متأخرين في اللحظة نفسها، وتقرير أعمار مبني دون هذا التمييز يتهم الأشخاص الخطأ دون أن يشعر أحد.

صف لكل بند مفوتر، يحمل كل منها التاريخ والعميل وماهية العمل والساعات والمعدل والمبلغ وما إذا كان قد دُفع وتاريخ وصول الدفعة والرصيد المتبقي على ذلك السطر. الاحتفاظ بتاريخ الدفع بجانب تاريخ الفوترة هو ما يجعل كل ما بعده ممكناً. إنه الفرق بين معرفة أن عميلاً يدين لك بمال ومعرفة منذ متى يدين به - والثاني فقط هو ما يغير كيفية التعامل مع الاتصال به.

صف واحد لكل عميل: ما فوتر به إجمالاً، وما دفعه، وما تبقى، ومتى دفع آخر مرة، وتسمية أعمار لأقدم عمل غير مدفوع. تاريخ آخر دفعة هو العمود الذي يُقرأ إلى جانب الرصيد. رقم مستحق كبير من عميل دفع شيئاً الأسبوع الماضي وضع مختلف عن رقم أصغر من عميل لم يدفع شيئاً منذ الربيع، والحالتان تتطلبان استجابتين مختلفتين.

ما يدين به كل عميل، مقسماً حسب مدة الاستحقاق: جاري، ومن ثلاثين إلى ستين يوماً، ومن ستين إلى تسعين، وأكثر من تسعين. تُحسب الفئات مقابل تاريخ اليوم، لذا يُعمِّر التقرير نفسه في كل مرة يُفتح فيها الملف. العمود الأقصى يميناً هو الذي يكلف مالاً. الدين الذي بقي أكثر من تسعين يوماً أقل احتمالاً بكثير للتحصيل من دين عمره ثلاثون يوماً، ورؤية الرصيد ينجرف يميناً عبر أشهر قليلة إنذار أفضل من أي إجمالي واحد.

كل عميل عبر اثني عشر شهراً، بإجماليات في الاتجاهين. يجيب عن سؤال لا تستطيع الأرصدة الإجابة عنه: ليس من يدين لك بمال، بل من يمنحك العمل فعلاً. يمكن أن يكون عميل ملتزماً تماماً بالدفع ومع ذلك يستحق المراقبة إذا كان رقمه الشهري ينخفض منذ فبراير. تركز الإيرادات وتراجعها يظهران كصف هنا قبل وقت طويل من ظهورهما في الرصيد البنكي.

المفوتر منذ بداية السنة، والمُحصَّل منذ بداية السنة، والرصيد المستحق بينهما. هذه الأرقام الثلاثة هي كل وضع الذمم المدينة: ما كسبته، وما وصل، والفجوة التي تحملها. بالنسبة لعمل يفوتر بدلاً من أن يستلم الدفع عند نقطة البيع، تلك الفجوة هي الرقم الذي يقرر ما إذا كان شهر مربح سيبدو كذلك. ثلاثة أرقام أخرى تخبر كيف يسير التحصيل - متوسط الأيام من الفاتورة إلى الدفع، ومعدل التحصيل كنسبة المُحصَّل إلى المفوتر، وعدد العملاء المسجلين. متوسط وقت الدفع يجيب عما لا تستطيع الشروط المتفق عليها الإجابة عنه: الاتفاق على ثلاثين يوماً والحصول على الدفع خلال عشرين وضع مختلف عن الاتفاق على ثلاثين يوماً والحصول على الدفع خلال خمسة وأربعين. أسفل ذلك، إجمالي المفوتر حسب العميل في رسم بياني، والرصيد المستحق مجمعاً في فئات أعماره الأربع.