Ultimate Estado de Cuenta Plantilla de hoja de cálculo para Google Sheets y Excel

Veinte espacios para clientes: quiénes son, a quién contactar, el correo electrónico, los términos de pago acordados y la tasa de facturación que se les aplica, con espacio para notas. Todas las otras hojas leen sus nombres de aquí, y el Registro de Facturación elige el cliente de una lista desplegable en lugar de pedirte que lo retipes. Registrar términos por cliente en lugar de asumir un conjunto es lo que importa cuando comienzan las cobrizas. Un cliente a treinta días y uno a sesenta no están retrasados al mismo momento, y un informe de antigüedad construido sin esa distinción, silenciosamente acusa a las personas equivocadas.

Una fila por elemento facturado, cada una con la fecha, el cliente, lo que fue el trabajo, las horas, la tasa, el monto, si ha sido pagado, la fecha en que llegó el pago y el saldo aún adeudado en esa línea. Mantener la fecha de pago al lado de la fecha de facturación es lo que hace que todo lo que sigue sea posible. Es la diferencia entre saber que un cliente te debe dinero y saber cuánto tiempo te lo debe - y solo el segundo cambia cómo manejas la llamada.

Una fila por cliente: lo que ha sido facturado en total, lo que ha pagado, lo que queda, cuándo pagó algo por última vez, y una etiqueta de antigüedad para el trabajo impago más antiguo. La fecha del último pago es la columna a leer al lado del saldo. Un saldo importante pendiente de un cliente que pagó algo la semana pasada es una situación diferente a uno más pequeño de un cliente que no ha pagado nada desde la primavera, y los dos demandan respuestas diferentes.

Lo que cada cliente debe, dividido por cuánto tiempo ha estado pendiente: vigente, treinta a sesenta días, sesenta a noventa, y más de noventa. Los rangos se calculan contra la fecha de hoy, así que el informe se envejece a sí mismo cada vez que se abre el archivo. La columna del extremo derecho es la que cuesta dinero. La deuda que ha permanecido más de noventa días es materialmente menos probable que se cobre que la deuda a treinta, y ver el saldo moverse hacia la derecha durante algunos meses es una mejor advertencia que ningún total.

Cada cliente durante doce meses, con totales en ambas direcciones. Responde una pregunta que los saldos no pueden: no quién te debe dinero, sino quién realmente te está dando trabajo. Un cliente puede estar completamente al día en pagos y aún ser digno de vigilancia si su cifra mensual ha estado cayendo desde febrero. La concentración de ingresos y la disminución de ingresos ambas aparecen como una fila aquí mucho antes de que aparezcan en un saldo bancario.

Facturado año a la fecha, cobrado año a la fecha, y el saldo pendiente entre ellos. Esos tres son toda la posición de cuentas por cobrar: lo que has ganado, lo que ha llegado, y la brecha que estás llevando. Para un negocio que factura en lugar de recibir pago en la caja, esa brecha es la cifra que decide si un mes rentable se siente como uno. Tres más dicen cómo va la cobranza - los días promedio desde la facturación al pago, la tasa de cobranza como cobrado contra facturado, y cuántos clientes hay en el archivo. El tiempo de pago promedio responde lo que los términos acordados no pueden: acordar treinta días y ser pagado en veinte es un negocio diferente a acordar treinta días y ser pagado en cuarenta y cinco. Debajo, total facturado por cliente en un gráfico, y el saldo pendiente totalizado en sus cuatro rangos de antigüedad.