Ultimate Relevé de facturation Modèle de tableur pour Google Sheets et Excel

Vingt emplacements clients : qui ils sont, qui contacter, l'e-mail, les conditions de paiement convenus et le taux de facturation qui s'applique à chacun, avec de la place pour les notes. Tous les autres onglets lisent les noms ici, et le Billing Log sélectionne le client dans un menu déroulant plutôt que de vous demander de le retaper. Enregistrer les conditions par client plutôt que d'en supposer un ensemble est ce qui compte quand les recouvrements commencent. Un client à trente jours et un à soixante ne sont pas en retard au même moment, et un relevé de vieillissement construit sans cette distinction accuse discrètement les mauvaises personnes.

Une ligne par article facturé, chacun portant la date, le client, le travail effectué, les heures, le taux, le montant, s'il a été payé, la date d'arrivée du paiement et le solde encore dû sur cette ligne. Garder la date de paiement à côté de la date de facturation est ce qui rend tout ce qui suit possible. C'est la différence entre savoir qu'un client vous doit de l'argent et savoir depuis combien de temps il vous le doit - et seule la deuxième change la façon dont vous gérez l'appel.

Une ligne par client : ce qui a été facturé au total, ce qui a été payé, ce qui reste, quand il a payé quelque chose pour la dernière fois, et une étiquette d'ancienneté pour le travail impayé le plus ancien. La date du dernier paiement est la colonne à lire avec le solde. Un chiffre en cours élevé d'un client qui a payé quelque chose la semaine dernière est une situation différente d'un chiffre plus petit d'un client qui n'a rien payé depuis le printemps, et les deux exigent des réponses différentes.

Ce que chaque client doit, divisé par le temps écoulé depuis qu'il est impayé : courant, trente à soixante jours, soixante à quatre-vingt-dix, et au-delà de quatre-vingt-dix. Les tranches sont calculées par rapport à la date d'aujourd'hui, donc le relevé se vieillit chaque fois que le fichier s'ouvre. La colonne la plus à droite est celle qui coûte de l'argent. La dette qui s'étire au-delà de quatre-vingt-dix jours est matériellement moins susceptible d'être recouvrée que la dette à trente, et voir le solde se déplacer vers la droite sur quelques mois est un meilleur avertissement que n'importe quel total unique.

Chaque client sur douze mois, avec des totaux dans les deux sens. Cela répond à une question que les soldes ne peuvent pas : pas qui vous doit de l'argent, mais qui vous donne réellement du travail. Un client peut être entièrement à jour sur les paiements et mériter toujours d'être suivi si son chiffre mensuel a baissé depuis février. La concentration des revenus et le déclin des revenus apparaissent tous deux comme une ligne ici bien avant qu'ils n'apparaissent dans un solde bancaire.

Facturé en année civile, reçu en année civile, et le solde en cours entre les deux. Ces trois éléments constituent la totalité de la position des créances : ce que vous avez gagné, ce qui est arrivé, et l'écart que vous portez. Pour une entreprise qui facture plutôt que de recevoir un paiement au comptoir, cet écart est le chiffre qui décide si un mois rentable se ressent comme tel. Trois autres indiquent comment vont les recouvrements - les jours moyens de la facturation au paiement, le taux de recouvrement reçu par rapport à la facturation, et le nombre de clients au dossier. Le délai de paiement moyen répond à ce que les conditions convenues ne peuvent pas : convenir de trente jours et être payé en vingt est une affaire différente de convenir de trente jours et être payé en quarante-cinq. En bas, le total facturé par client sur un graphique, et le solde en cours totalisé dans ses quatre tranches d'ancienneté.