Ultimate Estratto Conto Modello di foglio di calcolo per Google Sheets ed Excel

Venti posizioni cliente: chi sono, chi contattare, l'email, i termini di pagamento concordati e la tariffa di fatturazione applicata a ciascuno, con spazio per le note. Ogni altro foglio legge i nomi da qui, e il Billing Log seleziona il cliente da un menu a tendina anziché chiedere di riscriverlo. Registrare i termini per cliente anziché presumerne uno unico è la parte che conta quando iniziano gli incassi. Un cliente a trenta giorni e uno a sessanta non sono in ritardo nello stesso momento, e un report dello scaduto costruito senza questa distinzione finisce per accusare silenziosamente le persone sbagliate.

Una riga per voce fatturata, ciascuna con la data, il cliente, di cosa si trattava il lavoro, le ore, la tariffa, l'importo, se è stata pagata, la data in cui è arrivato il pagamento e il saldo ancora dovuto su quella riga. Tenere la data di pagamento accanto alla data di fatturazione è ciò che rende possibile tutto il resto. È la differenza tra sapere che un cliente ti deve dei soldi e sapere da quanto tempo te li deve - e solo la seconda cosa cambia come gestisci la chiamata.

Una riga per cliente: quanto gli è stato fatturato in totale, quanto ha pagato, quanto resta, quando ha pagato l'ultima volta e un'etichetta di anzianità per il lavoro non pagato più vecchio. La data dell'ultimo pagamento è la colonna da leggere insieme al saldo. Una cifra da incassare elevata da un cliente che ha pagato qualcosa la settimana scorsa è una situazione diversa da una più piccola di un cliente che non paga nulla da primavera, e le due richiedono risposte diverse.

Quanto deve ogni cliente, suddiviso per quanto tempo è rimasto in sospeso: corrente, da trenta a sessanta giorni, da sessanta a novanta, e oltre novanta. Le fasce vengono calcolate rispetto alla data odierna, cosi il report invecchia da solo ogni volta che il file viene aperto. La colonna più a destra è quella che costa denaro. Un debito rimasto oltre i novanta giorni ha una probabilità di essere incassato sensibilmente inferiore rispetto a un debito a trenta giorni, e vedere il saldo spostarsi verso destra nell'arco di qualche mese è un avviso migliore di qualsiasi totale singolo.

Ogni cliente lungo dodici mesi, con totali in entrambe le direzioni. Risponde a una domanda che i saldi non possono: non chi ti deve dei soldi, ma chi ti sta effettivamente dando lavoro. Un cliente può essere completamente in regola con i pagamenti ed essere comunque da tenere d'occhio se la sua cifra mensile è in calo da febbraio. La concentrazione dei ricavi e il loro calo si vedono entrambi in questa riga molto prima di comparire in un saldo bancario.

Fatturato da inizio anno, incassato da inizio anno, e il saldo da incassare tra i due. Questi tre valori sono l'intera posizione dei crediti: cosa hai guadagnato, cosa è arrivato e il divario che stai portando. Per un'attività che fattura anziché incassare alla cassa, quel divario è la cifra che decide se un mese redditizio sembra tale. Altri tre valori dicono come vanno gli incassi - i giorni medi dalla fattura al pagamento, il tasso di incasso come rapporto tra incassato e fatturato, e quanti clienti sono in archivio. Il tempo medio di pagamento risponde a cio che i termini concordati non possono: concordare trenta giorni ed essere pagati in venti è un'attività diversa da concordare trenta giorni ed essere pagati in quarantacinque. Sotto, il totale fatturato per cliente in un grafico, e il saldo da incassare totalizzato nelle sue quattro fasce di anzianità.