Ultimate Abrechnungsauszug Tabellenvorlage für Google Sheets & Excel

Zwanzig Kundenpositionen: wer sie sind, wer zu kontaktieren ist, die E-Mail, die vereinbarten Zahlungsbedingungen und der für sie geltende Abrechnungssatz, mit Platz für Notizen. Alle anderen Blätter lesen ihre Namen von hier, und das Abrechnungsprotokoll wählt den Kunden aus einem Dropdown anstatt Sie zum Umtippen zu bitten. Zahlungsbedingungen pro Kunde zu erfassen anstatt einen Satz anzunehmen, ist der Teil, der zählt, wenn Inkassos beginnen. Ein Kunde auf dreißig Tage und einer auf sechzig sind nicht im gleichen Moment überfällig und ein Fälligkeitsbericht ohne diese Unterscheidung wirft heimlich falschen Personen Verspätung vor.

Eine Zeile pro abgerechneter Artikel, jede mit Datum, Kunde, worum es bei der Arbeit ging, Stunden, Satz, Betrag, ob bezahlt wurde, Zahlungsdatum und Saldo, der noch auf dieser Zeile fällig ist. Das Zahlungsdatum neben dem Abrechnungsdatum zu führen ist das, was alles Nachgelagerte möglich macht. Es ist der Unterschied zwischen zu wissen, dass ein Kunde Ihnen Geld schuldet und zu wissen, wie lange sie es bereits schulden - und nur das Zweite ändert, wie Sie das Gespräch führen.

Eine Zeile pro Kunde: was sie insgesamt abgerechnet wurden, was sie bezahlt haben, was bleibt, wann sie zuletzt etwas bezahlt haben und ein Fälligkeitsetikett für die älteste unbezahlte Arbeit. Das Datum der letzten Zahlung ist die Spalte, die neben dem Saldo gelesen werden muss. Ein großer ausstehender Betrag von einem Kunden, der letzte Woche etwas bezahlt hat, ist eine andere Situation als ein kleinerer von einem Kunden, der seit Frühling nichts bezahlt hat, und die beiden erfordern unterschiedliche Antworten.

Was jeder Kunde schuldet, aufgeteilt nach Länge der Überfälligkeit: aktuell, dreißig bis sechzig Tage, sechzig bis neunzig und darüber hinaus neunzig. Die Zeiträume werden gegen das heutige Datum berechnet, sodass sich der Bericht jedes Mal selbst altert, wenn die Datei geöffnet wird. Die Spalte ganz rechts ist die, die Geld kostet. Schulden, die über neunzig Tage alt sind, sind materiell weniger wahrscheinlich eingezogen zu werden als Schulden bei dreißig, und zu sehen, wie der Saldo nach ein paar Monaten nach rechts driftet, ist eine bessere Warnung als jede einzelne Summe.

Jeder Kunde über zwölf Monate, mit Summen in beide Richtungen. Es beantwortet eine Frage, die die Salden nicht können: nicht wer Ihnen Geld schuldet, sondern wer Ihnen tatsächlich Arbeit gibt. Ein Kunde kann völlig aktuell bei Zahlungen sein und ist trotzdem beobachtenswert, wenn seine monatliche Zahl seit Februar fällt. Umsatzkonzentration und Umsatzrückgang zeigen sich beide hier als Zeile lange, bevor sie in einem Banksaldo auftauchen.

Im Jahr zu Datum abgerechnet, im Jahr zu Datum empfangen und der ausstehende Saldo dazwischen. Diese drei sind die gesamte Forderungsposition: was Sie verdient haben, was angekommen ist und die Lücke, die Sie tragen. Für ein Geschäft, das in Rechnungen stellt anstatt Zahlungen an der Kasse zu erhalten, ist diese Lücke die Zahl, die entscheidet, ob sich ein profitabler Monat wie einer anfühlt. Drei weitere sagen, wie es beim Inkasso läuft - die durchschnittlichen Tage von Rechnung zu Zahlung, die Inkassoquote als empfangen gegenüber abgerechnet und wie viele Kunden auf Datei sind. Die durchschnittliche Zahlungszeit beantwortet, was die vereinbarten Bedingungen nicht können: dreißig Tage zu vereinbaren und in zwanzig bezahlt zu werden ist ein anderes Geschäft als dreißig Tage zu vereinbaren und in fünfundvierzig bezahlt zu werden. Unten, Gesamtabrechnung pro Kunde auf einem Diagramm und der ausstehende Saldo in seine vier Fälligkeitszeitpunkte aufgeteilt.