Ultimate MKB Boekhouding spreadsheet-sjabloon voor Google Sheets & Excel

Eén rij per transactie: datum, omschrijving, de rekening gekozen uit het Rekeningschema, de rapportageregel die daaruit wordt afgeleid, debet, credit, een lopend saldo, een referentie en notities. De rapportageregel typ je niet zelf. Het kiezen van de rekening bepaalt hem, en een rekening die niet in het Rekeningschema staat, meldt dat direct in plaats van stilletjes uit elk cijfer erboven te verdwijnen.

De rekeningen waar het Transaction Log uit kiest, elk met een nummer, een omschrijving en de rapportageregel waarin ze samenkomen. Het is de lijst waar de dropdown van het logboek uit leest, dus een rij hier toevoegen maakt de rekening beschikbaar om op te boeken, en het rapportagetype dat je eraan geeft bepaalt in welk cijfer op het dashboard hij terechtkomt. Die twee kunnen niet uit elkaar lopen, omdat het logboek het type opzoekt in plaats van het apart te laten invoeren.

Activa, passiva en eigen vermogen per een datum die je zelf instelt - vlottende activa, vaste activa na afschrijving, kortlopende en langlopende passiva, en het eigen vermogen dat daaruit volgt. Een controle onderaan vergelijkt de totale activa met passiva plus eigen vermogen en geeft aan of beide kanten overeenkomen. Die controle is de kern van het werkblad. Een balans die niet klopt is geen opmaakprobleem; het betekent dat er iets ontbreekt, en dat direct weten is meer waard dan een nettere lay-out.

Het afschriftsaldo, de stortingen die nog niet zijn verwerkt, de cheques die nog niet zijn verzilverd, en het boeksaldo dat ertegenover wordt gezet, met het verschil onderaan gerapporteerd. Afstemming is de stap die vindt wat een grootboek niet uit zichzelf ziet: een betaling die twee keer is afgeschreven, een cheque die nooit is verzilverd, een kosten die niemand heeft geboekt. Een verschil van nul is een klein bewijs dat de boeken de werkelijkheid weergeven.

Zes cijfers en twee grafieken. De bovenste rij toont totale omzet, totale uitgaven en het netto-inkomen daartussen, uitgelezen uit het logboek. De rij eronder toont de winstmarge, en de debiteuren- en crediteurensaldi die uit de balans komen - wat klanten je nog schuldig zijn, en wat je nog aan leveranciers verschuldigd bent. Die laatste twee vormen het werkkapitaalpaar, en zij verklaren het grootste deel van het verschil tussen een winstgevende maand en een comfortabele maand. De grafieken tonen de winst-en-verliestrend over de maanden en de verdeling van de uitgaven.