Ultimate Freelancer Financiëntracker spreadsheet-sjabloon voor Google Sheets & Excel

Een logboek van binnenkomend geld, elke rij met de datum, de klant, het project, het bedrag, hoe er is betaald, of het al binnen is, een factuurnummer en een notitie. Daaronder het totaal en drie cijfers gesplitst naar status - betaald, in afwachting en achterstallig. Het splitsen van in afwachting en achterstallig is het onderdeel dat de moeite waard is. Beide zijn geld dat je nog krijgt, maar het ene is een normale wachttijd en het andere een gesprek, en één enkel openstaand cijfer verbergt welke van de twee het is. Het factuurnummer is wat een rij herleidbaar maakt naar het document waar een klant naar zal vragen.

Een logboek van uitgaand geld, elke rij met een datum, een omschrijving, een categorie, het bedrag, een notitie - en een markering voor of je het als aftrekbaar behandelt. Die markering is een vastlegging van je eigen inschatting, geen uitspraak. Wat kwalificeert hangt af van je omstandigheden en waar je aangifte doet, en de kolom bestaat zodat de beslissing naast de uitgave wordt vastgelegd terwijl je de context nog weet - een betere positie aan het einde van het jaar dan het reconstrueren ervan uit een bankafschrift.

Acht klantrijen gerangschikt op omzet (vijf ingevuld in het voorbeeld), elk met een uitgavenaandeel, de winst die overblijft, de marge, hoeveel projecten elk vertegenwoordigt en het gemiddelde per project. De omzet wordt uitgelezen uit het Income Log, dus de ranglijst volgt het werk in plaats van een indruk ervan. Het gemiddelde per project is de kolom die van gedachten doet veranderen. Een klant bovenaan de omzetlijst die daar kwam via negen kleine opdrachten is een ander verhaal dan een klant die daar kwam met twee, en de ranglijst alleen vertelt je niet met welke je te maken hebt.

Omzet, uitgaven en nettowinst uitgezet per kwartaal, gevolgd door een berekening van zelfstandigenbelasting, een referentietabel met inkomstenbelastingschijven, en de kwartaalbetaling die de twee samen impliceren. De kwartaalcijfers lezen het raster van Annual P&L uit, dat de twee logboeken uitleest - dus een betaling die in het Income Log wordt ingevoerd, verandert het kwartaal waarin die valt en alles eronder. Boven de belastingregels staat een blok aannamecellen met de tarieven en het inkomensplafond die de schatting gebruikt, zodat een nieuw belastingjaar een kwestie van typen is in plaats van een formule aanpassen. Het cijfer voor zelfstandigenbelasting splitst zich in twee regels, waarvan er één stopt zodra de inkomsten dat plafond passeren. De getoonde schijven zijn cijfers voor alleenstaande aangevers ter referentie, dus de regel voor inkomstenbelasting is een schatting voor planning en geen aangiftecijfer. Waar het echt nuttig voor is, is de omvang van het cijfer. Zelfstandigenbelasting plus inkomstenbelasting over hetzelfde geld is geen bedrag waarop de meeste loonstroken iemand voorbereiden, en het onderaan een werkblad zien is een andere ervaring dan het tegenkomen bij een deadline.

Zes cijfers en twee grafieken. Totale omzet, totale uitgaven en de nettowinst daartussen; daarna de winstmarge, de kwartaalbelastingschatting en je grootste klant naar omzet. Het cijfer voor de topklant is net zo goed een concentratiecheck als een compliment. Een freelancer die het grootste deel van zijn omzet uit één bron haalt, heeft een ander risicoprofiel dan iemand die dat verspreidt over zes klanten, en het is het soort ding dat achteraf duidelijk is en dagelijks onzichtbaar. Daaronder rangschikt een tabel klanten op omzet, winst, marge en aandeel van het totaal.