Vorlage für Kapazität und Auslastung kleiner Agenturen für Excel & Google Sheets
Ein Betriebsmodell für eine Dienstleistungsfirma mit 2 bis 5 Personen. Verfolgen Sie die Auslastung pro Person über einen 12-Wochen-Horizont, führen Sie eine stufengewichtete Projektpipeline, sehen Sie Umsatz und Bruttomarge aus aktiver Arbeit und lassen Sie den Einstellungs-Trigger anzeigen, wenn die Kapazität zu knapp wird. Funktioniert in Microsoft Excel und Google Sheets.
Sofortige digitale Lieferung · Es gelten die AGB
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Betriebsmodell für kleine Agenturen
Alles in diesem Agentur-Betriebsmodell
Ihre Agentur auf einen Blick
Öffnen Sie das Dashboard und sehen Sie, wo die Agentur steht. Teamgröße, Kapazitätsstunden, Prognosestunden und gemischte Auslastung stehen in der oberen Zeile. Gewichtete Pipeline, Umsatz, Bruttomarge und Margenprozentsatz stehen darunter. Ein Banner zeigt an, ob die Auslastung über oder unter dem Einstellungs-Trigger liegt.
- 8 KPI-Karten zu Auslastung, Pipeline und Marge
- Banner signalisiert Auslastung über dem Einstellungs-Trigger
- Diagramme Auslastung pro Person und Pipeline nach Stufe
Belegschaft mit Verrechnungs- und Kostensätzen
Eine Zeile pro Person mit Rolle, wöchentlichen Kapazitätsstunden, Verrechnungssatz pro Stunde, Kostensatz pro Stunde und Status (FTE oder Contractor). Die wöchentliche Gesamtkapazität wird unten aufsummiert. Gründerkosten sind oft null, da Gründer nicht auf der Gehaltsliste stehen.
- Name, Rolle, Kapazität Std./Woche, Verrechnungssatz, Kostensatz, Status
- Mischen Sie FTEs und Contractors in derselben Belegschaft
- Die wöchentliche Gesamtkapazität speist alle anderen Blätter
Stufengewichtete Projektpipeline
Eine Zeile pro Projekt mit Kunde, Stufe, Stundenprognose, Wert und zugewiesener Person. Stufenwahrscheinlichkeiten (Lead 20 %, Angebot 50 %, Aktiv 100 %, Erledigt 100 %, Verloren 0 %) treiben eine gewichtete Wertspalte. Summen unten speisen das Dashboard.
- Projekt, Kunde, Stufe, Stundenprognose, Wert, Person
- Stufengewichte: Lead 20 %, Angebot 50 %, Aktiv 100 %, Erledigt 100 %
- Gewichtete Wertsummen fließen ins Dashboard
Pro Person Über, Auf oder Unter
Für jede Person entsprechen die Kapazitätsstunden den wöchentlichen Kapazitätsstunden mal dem Prognosehorizont. Prognosestunden ergeben sich aus einem SUMPRODUCT über die Pipeline nach zugewiesener Person und Stufengewicht. Auslastung entspricht Prognose geteilt durch Kapazität, und eine Statusspalte wechselt Über, Auf oder Unter gegenüber Ihrem Einstellungs-Trigger.
- Kapazitätsstunden = Std./Woche × Horizontwochen
- Prognosestunden stufengewichtet aus der Pipeline
- Status: Über, Auf oder Unter vs. Einstellungs-Trigger
Umsatz, Vollkosten und Bruttomarge
Umsatz entspricht der Summe der Aktiv- und Erledigt-Projektwerte. Die Vollkosten sind ein SUMPRODUCT über die Pipeline nach Person, abgeglichen mit dem Kostensatz jeder Person im Team-Blatt. Bruttomarge ist Umsatz minus Vollkosten, und Margenprozentsatz ist Bruttomarge geteilt durch Umsatz.
- Umsatz = Summe der Aktiv- + Erledigt-Werte
- Vollkosten = Pipeline-Stunden × Kostensatz pro Person
- Bruttomarge und Margen % werden für Sie berechnet
Zwei Diagramme im Dashboard
Ein Säulendiagramm zeigt die Auslastung pro Person, damit Sie sehen, wer überlastet ist und wer Spielraum hat. Ein zweites Säulendiagramm zeigt den gewichteten Pipelinewert nach Stufe (Lead, Angebot, Aktiv, Erledigt), damit Sie sehen, wo der Deal-Flow konzentriert ist.
- Säulendiagramm Auslastung pro Person
- Säulendiagramm gewichtete Pipeline nach Stufe
- Beide Diagramme aktualisieren sich, wenn Sie Team und Pipeline bearbeiten
Konfigurieren Sie es für Ihre Agentur
Legen Sie Agenturname, Währungssymbol und Prognosehorizont in Wochen fest. Stellen Sie den Auslastungs-Einstellungs-Trigger ein (85 % ist eine gängige Schwelle) und die Zielbruttomarge. Der Rest der Arbeitsmappe liest diese Werte, sodass Dashboard, Auslastung und Prognose synchron bleiben.
- Agenturname, Währung, Prognosehorizont
- Auslastungs-Einstellungs-Trigger (Standard 85 %)
- Zielbruttomarge (Standard 50 %)
Anpassbar & Flexibel
Passen Sie die Arbeitsmappe an Ihre Agentur an. Fügen Sie Teammitglieder hinzu, ändern Sie Stufenwahrscheinlichkeiten durch Bearbeiten der Pipeline-Spalte, passen Sie den Einstellungs-Trigger an - die Formeln aktualisieren sich automatisch. Funktioniert identisch in Excel und Google Sheets.
- Team-Zeilen hinzufügen oder entfernen
- Einstellungs-Trigger, Margenziel und Horizont anpassen
- Kompatibel mit Excel und Google Sheets
Bereit, die Kontrolle über Ihre Finanzen zu übernehmen?
Einrichtung in 20 Minuten
So funktioniert das Kapazitätsmodell für kleine Agenturen
In Excel oder Google Sheets öffnen
Sofortiger Zugriff nach dem Kauf. Direkt in Microsoft Excel öffnen oder in Google Sheets importieren - keine Software zu installieren, keine Add-ons.
Ihre Agentur konfigurieren
Legen Sie unter Einstellungen Agenturname, Währung, Prognosehorizont, Auslastungs-Einstellungs-Trigger und Zielbruttomarge fest. Dauert ein paar Minuten.
Team und Projekte hinzufügen
Listen Sie Ihr Team unter Team mit Verrechnungs- und Kostensätzen auf. Fügen Sie Projekte zur Pipeline mit Stufe, Stundenprognose, Wert und zugewiesener Person hinzu.
Auslastung und Marge ablesen
Auslastung zeigt den Status pro Person gegenüber dem Einstellungs-Trigger. Prognose zeigt Umsatz, Vollkosten, Bruttomarge und Margenprozentsatz.
Entwickelt für Firmen mit 2 bis 5 Personen
Warum kleine Agenturen diese Arbeitsmappe nutzen
Entwickelt für kleine Dienstleistungsfirmen
Team, Pipeline, Auslastung und Marge in einer Arbeitsmappe. Kein PSA-System, kein Zeiterfasser, kein Monatsabschluss.
Keine Formeln zu schreiben
Team- und Pipeline-Daten in hervorgehobenen Eingabezellen eingeben. Auslastung, Umsatz, Vollkosten und Marge sind vorgefertigt.
Excel und Google Sheets
Funktioniert identisch in Microsoft Excel und Google Sheets. Keine Makros, keine Add-ons, keine proprietären Funktionen.
Kostenlose lebenslange Updates
Alle von uns veröffentlichten Verbesserungen des Kapazitätsmodells ohne Aufpreis enthalten.
Ihre Agenturdaten bleiben privat
Läuft vollständig in Ihrer Tabelle. Ihre Team- und Pipeline-Daten bleiben in Ihrer Datei - wir sehen oder speichern sie nie.
Einmaliger Kauf
Einmal zahlen, für immer nutzen. Keine Abos, keine monatlichen Gebühren, keine wiederkehrenden Kosten.
Haben Sie Fragen?
Häufig gestellte Fragen
Ist diese Vorlage kostenlos?
Diese Vorlage ist nicht kostenlos, aber sie ist für einen Einmalkauf erhältlich. Dieser Kauf gewährt Ihnen lebenslangen Zugang zur Vorlage und zu allen Updates, die wir veröffentlichen.
Was bedeutet lebenslanger Zugang?
Lebenslanger Zugang bedeutet, dass Sie so lange Zugang zu dieser Vorlage haben, wie Sie sie benötigen. Sie müssen keine zusätzlichen Gebühren für den weiteren Zugang zur Vorlage oder für Updates, die wir veröffentlichen, zahlen.
Muss ich mich anmelden, um diese Vorlage zu nutzen?
Sie müssen kein Konto bei uns erstellen. Die Vorlage wird als Excel-Datei geliefert: Öffnen Sie sie direkt in Microsoft Excel, oder importieren Sie sie über Ihr eigenes Google-Konto in Google Sheets, wenn Sie lieber dort arbeiten.
Was sind die Vorteile dieser Vorlage?
Diese Vorlage bietet viele Vorteile: Benutzerfreundliche Oberfläche, Anpassbar an Ihre Bedürfnisse, Sicher und privat, Kostenloser Zugang zu allen Updates, die wir veröffentlichen, Einmalkauf für lebenslangen Zugang.
Erhalte ich zukünftige Updates?
Ja. Wann immer wir ein Update dieser Vorlage veröffentlichen, erhalten Sie es ohne zusätzliche Kosten - der lebenslange Zugang umfasst jede Version, die wir herausgeben. Wir verpflichten uns nicht zu einem festen Update-Zeitplan; Verbesserungen erscheinen, wenn sie fertig sind.
Bieten Sie Rabatte an?
Es gibt keine Rabattcodes für einzelne Vorlagen, aber viele Vorlagen sind auch Teil eines Pakets, das weniger kostet als der Einzelkauf derselben Vorlagen. In beiden Fällen ist es ein Einmalkauf mit lebenslangem Zugang und kostenlosen Updates.
Haben Sie Zugang zu meinen Finanzdaten?
Nein, wir haben keinen Zugang zu Ihren Finanzdaten. Die Vorlage ist eine Datei, die Sie selbst aufbewahren, auf Ihrem Computer oder in Ihrem eigenen Google Drive, sodass Ihre Finanzinformationen uns nie erreichen.
Ist diese Vorlage eine Finanzberatung?
Unsere Vorlagen sind keine Finanzberatung. Sie sind Werkzeuge, die Ihnen helfen, Ihre persönlichen Finanzen effektiver zu verwalten. Wenn Sie persönliche Finanzberatung benötigen, empfehlen wir die Konsultation eines Finanzberaters.
Kann ich die Vorlage anpassen?
Ja, Sie können diese Vorlage nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Die Vorlage ist flexibel gestaltet, sodass Sie Abschnitte hinzufügen oder entfernen, Formeln ändern und die Formatierung anpassen können.
Bieten Sie technischen Support an?
Dies ist ein Self-Service-Produkt, und wir bieten keinen technischen Support an. Bei Fragen oder Problemen kontaktieren Sie bitte unser Team. Da jede finanzielle Situation einzigartig ist, empfehlen wir bei Bedarf die Konsultation eines Finanzberaters.
Bieten Sie Rückerstattungen an?
Da diese digitalen Produkte sofort geliefert werden, sind Käufe in der Regel endgültig, sobald Sie beim Bezahlvorgang der sofortigen Lieferung zustimmen. Enthält die von uns gelieferte Datei einen echten Fehler, etwa eine falsch rechnende Formel oder eine auf der Produktseite beschriebene Funktion, die der Datei fehlt, teilen Sie uns mit, was genau nicht übereinstimmt: Wir korrigieren oder ersetzen die Datei, oder erstatten den Kaufpreis, wenn wir sie nicht beheben können. Eine Meldung innerhalb von 30 Tagen beschleunigt die Lösung, schränkt aber Ihre gesetzlichen Verbraucherrechte nie ein; die vollständige Regelung steht in unseren Terms & Conditions.
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Sofortige digitale Lieferung · Es gelten die AGB
Highlights:
Führen Sie Ihre Agentur nach echter Auslastung, nicht nach Bauchgefühl
Holen Sie sich die Vorlage für Kapazität und Auslastung kleiner Agenturen und sehen Sie, wer überlastet ist, was die Pipeline wert ist und welche Marge die aktive Arbeit produziert.